Les principaux écueils lors des évènements professionnels
Organiser un évènement professionnel ou un séminaire n’est pas de tout repos. En plus d’être source de stress pour les personnes responsables de son organisation, il faut faire preuve d’imagination, multiplier les démarchages, et mener un suivi irréprochable des parties prenantes, notamment auprès des prestataires.
Lancer son évènement sans réel objectif
Commençons par la base. Comme pour une marque, un produit, ou une entreprise, un évènement, ça se pilote, de A à Z ! Et il faut donc déterminer les contours de celui-ci, et cela commence par une question : Pourquoi voulez-vous organiser un évènement ? Il faut en premier lieu se fixer un objectif initial, que vous ne perdrez jamais de vue. C’est-à-dire, que chacune de vos actions, et de vos décisions doivent tendre vers cet objectif. C’est ainsi que l’on donne une certaine cohérence à son évènement, et que celui-ci devient unique et réussi.
Booker tous ses prestataires par un simple coup de fil
Là encore, à part si vous connaissez votre traiteur depuis plusieurs années, et que vous savez comment celui-ci travaille. On oublie donc l’idée reçue du « un coup de fil, un devis et c’est signé ». Pour éviter les imprévus le jour J, un peu de méthodologie s’impose. Cela peut commencer par l’instauration d’un cahier des charges, une budgétisation qui sera accord avec le type d’évènement que vous avez choisi d’organiser, et surtout ne perdez jamais de vue l’objectif initial que vous vous êtes fixés. Il est également important d’instaurer un dialogue et un suivi très pointilleux avec chaque partie prenante pour éviter les mauvaises surprises. La sollicitation des prestataires, c’est également un travail de longue haleine !
Choisir le lieu de votre événement … simplement parce qu’il peut accueillir tout le monde
Réunir un groupe de personnes conviées, c’est le début d’un évènement, mais il y a encore quelques étapes à réaliser. Parmi elles, le choix du lieu. Et ce choix ne se fait pas au hasard. Bien au contraire, l’endroit où vous organisez votre évènement doit être minutieusement choisi. Pour définir le lieu idéal, il faut se référer à l’objectif initial. Car ce lieu, si bien choisi, sera hautement symbolique pour la réussite de votre évènement. Il fixe le cadre et détermine l’ambiance.
Ne pas faire un suivi de son événement du début à la fin
Soirée terminée, on remballe tout ? Non, certainement pas ! Vous ne savez peut-être pas quand est-ce que vous organiserez votre prochaine soirée d’entreprise, votre prochain cocktail, ou même votre prochain séminaire ou réunion. Toujours est-il que vous pouvez tirer des enseignements de votre évènement qui vient de s’achever. Pour relever les points positifs, mais aussi ce qui n’a pas fonctionné. Les deux sont capitaux pour vous améliorer, et proposer quelque chose d’encore mieux par la suite !
Déléguer la mission à quelques membres de votre équipe
Si par organiser un évènement vous entendez confier une mission à Didier de la compta’, et à deux-trois personnes issues du service technique, RH et de l’accueil … vous faites erreur ! Parce que la gestion d’un évènement professionnel, cela ne se résume pas à quelques coups de fil et devis signés, c’est une réelle expertise, un véritable métier. Il serait plus judicieux de confier le suivi de ce dossier à votre responsable communication-marketing. Il saura se mettre en relation avec des professionnels qualifiés.
À ce titre, Select Venue officie en tant qu’acteur dans l’organisation d’évènements professionnels depuis 11 ans, en étant spécialisé dans la recherche du lieu idéal pour votre entreprise, vos collaborateurs et (ou) vos clients.